北京2021年12月27日 /美通社/ -- 2021年，為幫助各行業公司借鑒成功的人力資源管理經驗，薪人薪事HR科學院攜手中國人民大學勞動人事學院數據與案例研究中心，共同打造中國HR數字化轉型標桿企業。
近期，瑞爾集團HRD趙蕾向薪人薪事提供了積極反饋。作為口腔行業HR數字化轉型的標桿企業，瑞爾集團攜手薪人薪事共同搭建人力資源信息化平臺，實現管理數據在線，開啟數字化轉型之路。
瑞爾口腔
瑞爾集團作為一家全國連鎖的口腔醫療企業，瑞爾集團的近3500名員工分散在全國15個城市的110余家門店內，員工的離散度很高。在選型之初，瑞爾希望借助HR SaaS系統，處理組織員工管理的難題。
瑞爾集團HRD趙蕾曾表示：“員工并不是集中在一個地方辦公，很多內容無法當面傳達，效率要差很多。同時，一份文件或通知想要傳遞到所有相關人，需要花費很長時間。”
她還表示，“之前的組織員工管理都是各地區HR負責，他們一個月才會向總部更新一次excel花名冊，不僅無法保證員工的入轉調離信息及時同步，而且這些表格很多地方的格式都不統一，HR還要手動修改，很浪費時間。”
通過多方對比選型，最終選擇與薪人薪事合作，不僅解決了組織管理問題，在招聘流程優化、人才庫建立、數據沉淀等方面，也有了重大突破。
瑞爾集團×薪人薪事系統上線前后對比
組織人事
招聘管理
開放接口
一、組織人事模塊
1、員工信息自動同步數據庫，支持HR快速檢索
Before：僅花名冊錄入流程就需5步，同樣信息需手動錄入兩次
瑞爾集團之前的員工花名冊均采用excel表格來制作，15個城市各有一名HR負責維護花名冊，他們每個月都要手動更新一遍組織人事信息，上傳給總部，總部的HR再匯總相關信息，并和歷史數據進行比對修改。對于入職、離職的員工，各地HR還要單獨列出表格，詳細寫出離職原因等等，這也意味著對于同樣的信息，HR要錄入兩遍甚至更多遍。
After：數據庫自動生成，員工信息快速檢索
使用薪人薪事系統后，瑞爾集團各分子公司HR均擁有自己負責區域的信息維護權限，可直接在后臺錄入員工信息。而且，在新員工入職階段，就可以直接通過AI自動采集員工基礎信息。
HR可按字段在數據庫中搜索員工信息
借助薪人薪事HR SaaS系統，瑞爾集團的數據源得以統一，不同地區員工信息都統一匯總到系統“花名冊”中。當總部HR需要查找某口腔助理醫師的基本信息時，可以直接在系統中檢索員工的姓名、手機號、工號等字段，查看員工信息。同時，也可以通過員工部門、所在城市、聘用狀態、性別等內容對員工進行篩選，方便快捷。
2、員工信息格式更標準，審核效率提升300%
Before：各地員工信息不對齊，總部HR需每月手動調格式
總部HR在整理excel時，因為沒有標準的格式，總會發現問題，例如：信息遺漏重復、表格行列格式不統一、日期格式不統一、身份證號沒有轉字符導致變成亂碼等。
之前做員工信息核實工作，總部HR需要2天的時間核實、追蹤各種問題，統計各地區人員狀態，并且當總部通知各分支機構的HR修改信息表的問題后，HR忙于繁重復雜的工作，當月經常忘記核對，導致錯誤的員工信息難以修正，長期存在。
After：信息錄入標準化，周期由2天縮短到半天
通過使用薪人薪事系統，瑞爾集團總部享有最高權限，可以統一管理員工信息字段，避免格式錯誤、漏填誤填等問題，信息錄入格式更加標準化，不需要總部HR再去糾錯追錯，信息審核時間由2天縮短到半天，節省75%的時間。
3、入轉調離全流程在線操作，保證數據時效性
Before：花名冊一月一更新，員工信息同步不及時
人員入轉調離信息同步不及時，滯后性很嚴重。之前各地HR每月會向總部提交一次員工信息更新，再由總部匯總修改，有的員工已經離職，但因為系統的延遲性，在總部這里顯示的仍然是在職狀態。
After：每日僅需10分鐘，員工信息及時同步
通過使用系統，新員工入轉調離可以在線極速操作。趙蕾女士表示：“現在我們會要求各區域HR每24小時更新一次員工信息，他們每天只需要花10分鐘時間，就能夠保證所有員工數據的時效性。”
4、線上審批周期大幅縮短，真正實現降本增效
Before：紙質文件線下審批，用時長、費用高
瑞爾集團的員工不是集中在一個地方辦公的，很多信息和文件無法面對面快速傳達，要借助紙質文件線下審批，一來一回要浪費很長時間，還要額外花郵寄費用。
After：合同/流程均可線上審批，一鍵催辦
薪人薪事系統支持后臺設置“審批角色”，審批權限及類型均可自由設定。合同、流程都可以進行線上審批，相關人隨時查看進度、一鍵催辦，信息透明、流程高效。員工使用薪人薪事App發起線上審批，大幅縮短審批流周期，提升效率，并節省郵寄費。
二、招聘管理模塊
1、人才入庫，優質簡歷在線激活，降低招聘成本
Before：簡歷分散儲存在各地，HR一離職，簡歷就丟失
瑞爾集團2003年開始做校招，積累了成千上萬的候選人資料，之前都是用本地文件的形式做簡歷庫，這些文件分管在各地區HR手里，既無法做到信息同步，而且之前發生過多次HR離職后，沒有和繼任者交接好人才庫資料，導致候選人信息的丟失的不良事件。
除此之外，公司員工以醫生、護士等高端人才為主，招聘市場上的人才數量有限，如果不能及時把這些人才簡歷保存下來，下次有需要時，還要額外花錢去找獵頭或者招聘平臺二次購買簡歷。這些人才有時是在全國流動的，可能多個地區的HR都會搜到他們的簡歷，給他們發面試邀請，也會產生額外費用。
After：在線搭建人才庫，一庫存儲，激活優質候選人
薪人薪事HR SaaS系統幫助瑞爾集團搭建了人才庫，進行潛在優秀人才的維護和激活。人才庫數據共享后，所有HR都可在人才庫中根據候選人姓名、職位等字段進行簡歷的精準定位和搜索，不會產生多個HR反復邀約同一人才的情況。面試官和HR會針對候選人打標簽+評分，之后如果其他HR想要復邀此候選人時，可以參考之前的評價，決定是否復邀。
使用系統便捷搭建/管理人才庫
同時也可以運用“篩選”功能，對招聘需求、應聘職位、來源渠道、門戶方案、工作年限等眾多條件進行模糊匹配，廣泛篩選出符合條件的人才，通過創建簡歷激活方案，對所選范圍內符合要求的簡歷進行重新激活，并查看激活效果。
通過薪人薪事系統人才庫，瑞爾集團的所有簡歷數據都在云端存儲，可以通過人才庫查看、操作權限劃分來保證人才信息安全，同時也不會因為某個HR的離職造成數據丟失，安全性得到保障。
2、面試日歷自動生成，提升面試官/HR招聘效率
Before：面試排期易“撞車”，需反復溝通面試官時間安排
HR為面試官（部門領導）安排面試前，需要提前和面試官溝通面試時間，避免沖突。之前曾因為HR與領導溝通不暢，多次出現領導在面試時間點有其他安排的情況，到約定面試時間后，還需要候選人長時間等候，導致領導、HR以及候選人的體驗都很差。
HR為面試官（部門領導）安排面試后，需要再單獨私聊或者面對面去提醒他們面試日程，而且往往要提醒不止一次，領導們才不會忘記，這種瑣碎的工作十分耗費心力。
After：快捷生成“面試日歷”，系統自動提醒
薪人薪事系統自動對接辦公SaaS平臺，生成面試日歷提醒。HR安排面試后，會為面試官在企業微信中增加“面試日歷”，自動推送消息提醒面試時間。
面試信息多端協同，自動提醒面試官、候選人面試日程，填寫面試反饋，減少重復溝通，可以在系統中查看面試官在此時間段是否已經有安排，避免了面試沖突。
三、開放接口模塊
1、開放Open-API。組織信息/數據即刻同步
Before：歷史公告/通知難回溯，新入職員工難查看
瑞爾集團在發布公告或通知時，無法觸達到未入職員工，新員工想要查看與自己相關的歷史公告時，不能直接在OA或企業微信中看到，只能私聊HR，HR再找到這些公告進行二次通知，甚至如果沒有人提醒新員工，那么這個重要公告就會被忽略。
After：與企微等主流辦公軟件打通，支持信息/公告及時同步，可隨時回溯
瑞爾集團辦公協同軟件使用的企業微信，而薪人薪事系統已經和企業微信、釘釘、飛書、云之家等多個主流協同辦公APP進行了數據打通，所有組織架構、員工信息、考勤審批、通知公告等信息都進行了同步。
同時，HR可以通過薪人薪事APP發布的公告，都會自動同步到企業微信中，傳達效率大幅提升，這些歷史公告也都會留存在薪人薪事系統中，新員工可以自行檢索查看。
瑞爾集團x薪人薪事系統上線積極反饋
上線薪人薪事HR SaaS系統后，瑞爾集團在組織人事、招聘等方面，都有了重大改善，所有人員信息統一錄入至線上，各HR可同時在線操作人員入轉調離，每24小時就會同步一次人員信息。依托人才庫功能，將所有簡歷信息進行了有效留存，現在甚至可以復用3-5年前參加過校招的優質人才。
瑞爾集團HRD 趙蕾表示：
“移動互聯網時代到來后，瑞爾集團的業務也在向著數據化方向去發展，從專業醫療技術、運營等角度，都已經實現了基本的數據化，如果人力資源不能夠及時跟上的話，則很難去支撐前端業務的發展。可以說，人力資源對于整個企業效能的提升，是非常重要的一環。”
“同時，作為一家重視員工關懷的公司，我們在選擇數字化產品時，也會考慮員工的使用體驗是否良好；薪人薪事App端有著良好的界面和插件功能，包括周年紀念、生日祝福、離職信等，這些都獲得了員工的好評。”
“目前，薪人薪事在幫助我們提升HR管理效率，做好數據沉淀之余，更幫助我們對接了企業微信、以及自己的OA、ERP等多個系統，為集團業務的集成化、數字化管理打下了非常好的基礎，這些數據的對接可以大幅提升瑞爾集團業務信息化的效能，節省HR和業務同事的很多工作量。”
